GÉRER SON TEMPS ET SON ORGANISATION
POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ

> À quoi ça sert (vraiment) de s’organiser ?

LA GESTION DE SON TEMPS

Mettre en place une routine du soir
(préparer la veille tout ce dont on a besoin pour le lendemain : lunchbox, habits, matériel de travail, sa journée…)

Mettre en place une routine du matin

• Se réveiller 1h ou 1h30 avant son début de journée
• Faire les tâches toujours dans le même ordre
• Préparer son espace de travail (pour éviter les déplacements “inutiles” pour aller chercher un café qui font perdre du temps, de l’attention et de la concentration)
• Connaître son “chrono type” (savoir à quel moment de la journée et de la semaine on est le plus efficace) afin de programmer des tâches lourdes à ces moments-là

Éviter les “to do lists” trop longues et non-abouties

• Être réaliste sur les tâches que l’on se programme dans la journée / semaine
• Apprendre à dire non pour respecter son temps (notre temps est précieux, se demander s’il y a un intérêt de qualité à dire “oui” à quelque chose qui va nous prendre du temps)

Adopter le “monotasking” et le “batching”

• Le monotasking : faire une seule tâche à la fois pour ne pas s’éparpiller et perdre en concentration
• Le batching : (exemple) bloquer une matinée entière pour créer tout son contenu pour les réseaux sociaux du mois d’un coup et les programmer à l’avance.

Apprendre à déléguer au maximum
(même si ça n’est pas facile pour tout le monde ou que ça représente un budget au début)

LA METHODE DE PLANIFICATION DE LA SEMAINE

1 – Lister toutes les tâches et rdv de la semaine (même envoyer un sms, aller chercher les enfants à l’école, un rdv chez l’ostéopathe..)
> Cela permet de mieux visualiser sa journée et réaliser le “temps restant disponible”

> Pour programmer une tâche, vous devez savoir combien de temps cela vous prend pour la réaliser. Si vous ne savez pas estimer combien de temps vous prend une tâche pour la réaliser (et donc pour la programmer) il vous suffit tout simplement de vous “chronométrer” la prochaine fois que vous faites ladite tâche, pour avoir une estimation plus précise (souvent on minimise le temps que nous prend réellement chaque mission)

++ Réellement savoir combien de temps nous prend une tâche permet de bien s’organiser, mais aussi de mieux ajuster ses prix pour les clients 😉

2 – Répartir ses tâches en 3 blocs
– Le bloc 1 : les tâches longues et énergivores (rdv prospect, rdv clients, prospection, production, préparation de projet…)
– Le bloc 2 : les tâches courtes qui peuvent être programmées entre 2 “tâches longues” (renvoyer un courrier, répondre à un sms, compléter un formulaire…)
– Le bloc 3 : les tâches “longues” mais pas forcément énergivores

3 – Planifier les tâches sur un agenda (google agenda par exemple)

• Commencer par planifier dans son agenda les tâches du bloc 1, puis du bloc 2, puis du bloc 3
• Attribuer une couleur définie à chaque “bloc” de travail, afin de savoir en un coup d’oeil rapide les tâches à faire (l’organisation passe beaucoup par le visuel !! )
• Mettre adresse, codes, informations, d’un rdv directement dans la tâche dédiée au rdv (pour ne pas perdre du temps à chercher l’adresse du rdv dans un mail seulement une fois qu’on est dans la voiture prêt à partir.. le meilleur moyen d’arriver en retard !!)
• Prévoir seulement 2 plages horaires de “réponse aux mails” dans la journée (oui c’est tout !!) rien de pire pour se déconcentrer que d’avoir en permanence sa boite mail ouverte toute la journée (c’est environ 2h30 de perdues de “concentration / déconcentration” chaque semaine en faisant ça !! si c’est vraiment urgent on appelle)

Avec cette méthode il est possible de caser :
– 3 rdv clients / prospects
– 3 sessions de travail sur un projet de fond
– 1 session de formation
– 1 session de création de contenu (pour les réseaux sociaux)
– 2 “tâches courtes”
– 10 sessions de gestions des mails
– 1 session de networking
– 1 session d’administration ou “pré-compta”
– 1 session de planification
– 5 créneaux d’imprévus (hyyyyyper important de prévoir des créneaux d’imprévus)
– 1 après-midi off (pour soi, ou pour les enfants)

> Oui, tout ça en 35h 😉

LA PROCRASTINATION

C’est remettre au lendemain tout ce qu’on peut refaire le jour même

Pour régler ces problèmes de procrastination il faut identifier les causes :

• La fatigue
• Indécision ou manque de vision sur un gros projet (l’astuce pour un gros projet qui peut paraitre impressionnant, est de diviser le projet en plein de petites sous-tâches réalistes et réalisables)
• La peur des enjeux ou conséquences de commencer cette tâche (l’astuce est de s’imaginer ce qui peut se passer de bien, les effets positifs si l’on commence enfin réellement cette tâche, ou (la version dark) penser aux conséquences négatives dans notre vie pro / perso si on continue de repousser sans commencer)

LA PRÉCRASTINATION

C’est être tellement content.e de faire une tâche qu’on la priorise alors qu’il n’y a pas besoin (et du coup on met de côté ce qui nous plait le moins.. pas de panique c’est humain !)

Pour régler ces problèmes de précrastination il faut identifier les causes :

• Être sur-emballé par un projet, une tâche alors on commence par ça alors que ça n’est pas du tout prioritaire
• La personne qui nous a confié la tâche / projet nous met la pression, donc on le fait “passer devant” alors que ça ne devrait pas
• Vraiment (trop) s’emballer pour une tâche, et la réaliser alors que ça n’était pas réellement convenu avec le client

LA GESTION DES MAILS

• Désactiver les notifications des mails sur les ordinateurs et smartphones (pour ne pas se faire “déranger” par les mails où être tenter d’y aller alors que ça n’est pas dans notre temps dédié > c’est nous qui allons au mail, pas le mail qui vient à nous 😉
• Créer des “mails type” pour tous les envois de mail répétitifs (type envoi de facture, devis..) pour ne pas perdre du temps à “re-rédiger” la même chose à chaque fois
• Créer des dossiers et sous-dossiers dans sa boite mail (par client ou par mission)
• Avoir une boite mail pro ET une boite mail perso
• Se désabonner des mails promotionnels (ne pas forcément tout faire d’un coup, mais par exemple 2 désabonnements par jour font clairement la différence sur le long terme)
• Appliquer la méthode “inbox zero” (ou “zéro mail”) > avoir une boite mail avec ZERO mail

Comment vraiment trier / gérer ses mails ?

• Prévoir une plage horaire de traitement de mail !
• Consulter ses mails
  Option 1 > le consulter et le mettre à la corbeille
  Option 2 > le consulter et devoir le traiter plus tard, donc le mettre dans le dossier à traité
  Option 3 > le consulter et devoir le garder, donc le mettre dans le dossier “à garder”

LA GESTION DES FICHIERS

• Utiliser des services “drive” en ligne (cela permet d’accéder à vos fichiers n’importe où et de ne pas perdre vos fichiers)
• Créer des dossiers et sous-dossiers
• Nommer ses fichiers et dossiers de manière cohérente, pour éviter de perdre du temps à les chercher.. (oui une astuce simple, terriblement efficace, mais pourtant pas souvent mise en place)

LA PRISE DE NOTES

• Donner un titre à ses notes + mettre des captures d’écran dans ses notes (afin de les retrouver plus rapidement)

LES ASTUCES EN +

• Ne pas hésiter (c’est même recommandé) de faire évoluer continuellement votre système d’organisation en même temps que votre activité, pour que votre organisation soit toujours adaptée à votre quotidien

Sans pour autant changer radicalement de système d’organisation tous les mois

• Faire du tri régulièrement
• Désactiver les notifications des réseaux sociaux et autres applications qui déconcentrent
• Chaque semaine consacrer du temps à la planification (cela constitue une vraie tâche)
• Avoir un bloc notes à disposition pour noter tout “ce qu’il faut faire” qui nous passe par la tête au long de la journée, pour être sur de ne pas oublier, ou surtout pour ne pas être tenté de faire “ce qui nous passe par la tête” maintenant et se déconcentrer, procrastiner ou précrastiner..
• Faire des pauses !! (vraiment, c’est important !!)

LES TECHNIQUES POUR MAINTENIR SON ORGANISATION DANS LA DURÉE

• Faire un bilan
• Faire un flashback de “comment on se sent / sentait quand on ne s’organise pas
• S’entourer d’autres entrepreneurs pour se motiver et / ou découvrir de nouvelles astuces d’organisation, ou simplement se motiver à travailler !!

Pour finir.. accepter de se “lâcher la grappe” parfois la boîte mail sera pleine, parfois elle sera à zero, parfois l’organisation sera parfaite, parfois on se refera submerger totalement et c’est ok, nous sommes humains !

”Vous faites déjà de votre mieux, et votre mieux c’est déjà bien”